هيئة الأمناء لجمعيّة منتدى ثقافي نموذجي

الأمين العام

يُمثّل الأمين العام الجمعيّة ويُشرف على حسن سير العمل فيها ويُوقّع المراسلات مع أمين السّرّ ويُوجّه الدّعوات بإسم الجمعيّة ويرأس اجتماعات مكتب الجمعيّة والهيئة الإداريّة والجمعيّة العامّة.

يُوقّع مع أمين الصّندوق على الشّيكّات والحوالات العائدة للجمعيّة, وعلى أذونات الصّرف كافّة, وعلى السّحوبات المصرفيّة.

يعمل على تنفيذ مُقرّرات الهيئة الإداريّة ومُقرّرات الجمعيّة العامّة.

يُنسّق نشاطات الأمانات المختلفة ويُساعد أمناءها على تنفيذ برامجهم ويتولّى بالإضافة إلى مهامّه, شؤون الدّفاع عن حقوق جميع المنتسبين وعن حرّيّة الفكر والتّعبير, واتّخاذ المواقف المبدئيّة وإصدار البيانات والتّصريحات بإسم الجمعيّة تعبيرا عن ذلك.

نائب الأمين العام

يحلّ نائب الأمين العام محلّ الأمين العام ويتمتّع بكافّة صلاحيّاته في حال غيابه.

أمين الشّؤون الخارجيّة

يتولّى أمين الشّؤون الخارجيّة الإشراف على جميع الشّؤون الثّقافيّة الخارجيّة العربيّة والأجنبيّة, ويكون مسؤولا عن إدارتها في حدود قرارات الهيئة الإداريّة.

أمين الشّؤون الدّاخليّة

يتولّى أمين الشّؤون الدّاخليّة تفعيل علاقة الهيئة الإداريّة بأعضاء الجمعيّة وتوثيق صلاتهم بها وقبول مراجعاتهم والنّظر فيها وبتّ شكاواهم في حدود صلاحيّاته أو عرضها على الهيئة الإداريّة لاتّخاذ القرار المناسب, ومتابعة شؤونهم وقضاياهم, كما يتولّى توثيق العلاقات مع الهيئات الثّقافيّة داخل لبنان والسّعي لإقامة نشاطات مشتركة.

أمين السّرّ

يتولّى أمين السّرّ وضع جدول أعمال الهيئة الإداريّة وجدول أعمال الجمعيّة العامّة بالاتّفاق مع الأمين العام. وتوجيه الدّعوات لحضور إجتماعات الهيئة الإداريّة والجمعيّة العامّة. وتنظيم سجلّ لمحاضر جلسات الهيئة الإداريّة وإجتماعات الجمعيّة العامّة, وتدوين المحاضر, وتوقيعها مع الأمين العام بعد الموافقة عليها. وتنظيم سجلّ خاصّ بأسماء أعضاء الجمعيّة وتواريخ إنتسابهم وعناوينهم, وتنظيم ملفّ خاصّ لكلّ عضو. وحفظ أوراق الجمعيّة ومراسلاتها, وبوجه الإجمال جميع الأعمال القلميّة, بما في ذلك تنظيم الإفادات التي تُطلب من الجمعيّة.

أمين الشّؤون الإداريّة

يتولّى أمين الشّؤون الإداريّة الإشراف على أعمال مُستخدمي الجمعيّة, وتنظيم شؤون المكتبة والعمل على فهرسة محتوياتها, ووضع نظام للإفادة منها, وتعزيزها وتحديثها, وتبادل المنشورات مع الجهات المعنيّة. والإشراف المباشر على مقرّ الجمعيّة وعلى محتوياتها كافّة.

أمين الشّؤون الماليّة

يتولّى أمين الشّؤون الماليّة تنمية موارد الجمعيّة الماليّة.

أمين الصّندوق

يتولّى أمين الصّندوق تنظيم دفاتر الجمعيّة الماليّة وحساباتها وفقا للأصول. وإيداع أموال الجمعيّة في حساب خاصّ يُفتح لهذه الغاية في أحد المصارف المعتمدة من قبل الهيئة الإداريّة. والتّوقيع مع الأمين العام على الشّيكّات والحوالات وأذونات الصّرف. وتنظيم طرق جباية إشتراكات الأعضاء. ووضع مشروع الموازنة السّنويّة وعرضه على الهيئة الإداريّة لإقراره حسب الأصول, كذلك مشروع قطع الحساب. وسحب الأموال المودعة في حساب الجمعيّة بموجب شيكّات يُوقّع عليها حتما الأمين العام بالإضافة إلى توقيعه.

أمين الشّؤون الثّقافيّة

يتولّى أمين الشّؤون الثّقافيّة تنظيم المحاضرات والنّدوات والمؤتمرات الثّقافيّة وتنفيذها وإحياء الأمسيات الشّعريّة.

أمين شؤون المجلّة والنّشر

يتولّى أمين شؤون المجلّة والنّشر الإهتمام بإصدار مجلّة الجمعيّة في مواعيدها ووضع مخطّطات الأعداد, والإتّصال بأعضاء الجمعيّة لحثّهم على الكتابة فيها وتسلّم المواد المقدّمة, واتّخاذ القرار بصلاحيّاتها للنّشر, وتسليم المخطوطة جاهزة للطّبع قبل شهرين على الأقلّ من موعد صدور كلّ عدد, والعمل على طبع المخطوطة وتوزيعها. والتّدقيق في الأعمال الإبداعيّة واتّخاذ القرار بنشرها في حدود إمكانات الجمعيّة الماليّة وله الحقّ في الإستعانة بمن يشاء من ذوي الإختصاص للبتّ باستحقاقها للنّشر.

أمين الشّؤون الإعلاميّة

يتولّى أمين الشّؤون الإعلاميّة إعداد مشاريع البيانات التي تصدر بإسم الجمعيّة بناءا على طلب الأمين العام, أو طلب الهيئة الإداريّة, والعمل على نشرها في وسائل الإعلام, بعد موافقة الهيئة الإداريّة. والعمل على تعزيز علاقة الجمعيّة بوسائل الإعلام.

أمين العلاقات العامّة

يتولّى أمين العلاقات العامّة العمل على تعزيز علاقة الجمعيّة بالكتّاب والهيئات الثّقافيّة والفكريّة وهيئات الفنون الأدبيّة والتّشكيليّة والأدائيّة.

أمين شؤون الإنتساب

يتولّى أمين شؤون الإنتساب دراسة طلبات الإنتساب التي تُحال إليه من الهيئة الإداريّة وإبداء الرّأي فيها وذلك في مهلة أقصاها شهر من تاريخ تسجيل الطّلب في قلم أمانة السّرّ, على أن تسمّي الهيئة الإداريّة إثنين من أعضائها أو من خارجها من أصحاب الإختصاص لمساعدة أمين شؤون الإنتساب وذلك في كلّ مرّة يُعرض فيها عليها طلب جديد أو مجموعة طلبات دفعة واحدة.

أمين المحاسبة والتّدقيق

يتولّى أمين المحاسبة والتّدقيق الإشراف على كافّة الحسابات الماليّة للجمعيّة والتّدقيق بها.

أمين التّخطيط والتّنمية المستدامة

يتولّى أمين التّخطيط والتّنمية المستدامة وضع الدّراسات والبحوث اللازمة للتّخطيط الإستراتيجي والتّنمية المستدامة للجمعيّة على كافّة الصّعد والمستويات.

أمين الممتلكات والتّجهيزات

يتولّى أمين الممتلكات والتّجهيزات العمل على صيانة وحفظ جميع ممتلكات الجمعيّة المنقولة وغير المنقولة, ويُعهد إليه شراء التّجهيزات اللازمة وفق مثتطلّبات العمل.

أمين الإتّصالات والمراسلات

يتولّى أمين الإتّصالات والمراسلات العمل على توزيع كافّة الرّسائل والدّعوات وما شابه وإيصالها إلى أصحابها وفق ما يُطلب منه من الأمين العام أو الهيئة الإداريّة.

أمينة الشّؤون النّسائيّة

تتولّى شؤون ومتطلّبات ورعاية وعناية الشّؤون النّسائيّة للأعضاء في الجمعيّة.

أمين شؤون المكاتب

يتولّى أمين شؤون المكاتب الإشراف على المكاتب التي تنشأ بقرار من الهيئة الإداريّة بعد التّشاور مع أعضاء الجمعيّة المقيمين في المحافظة والسّهر على حسن سير العمل فيها والتّنسيق بين أنشطتها وتقديم كلّ المساعدات اللازمة بموافقة الهيئة الإداريّة.

يختار أعضاء الجمعيّة المقيمون في المحافظة بالتّفاهم فيما بينهم أو بالإنتخاب إن تعذّر ذلك لجنة من ثلاثة أشخاص لإدارة شؤون المكتب وذلك في الأسبوع الأوّل الذي يلي انتخاب الأمناء في الهيئة الإداريّة للجمعيّة.

تتألّف اللجنة من: مُقرّر وأمين سرّ وأمين صندوق.

تُصدّق الهيئة الإداريّة على هذا الإختيار.

تضع اللجنة برنامج نشاطها السّنوي في خلال شهر من اختيارها ويقوم أمين شؤون الفرع بعرضه على الهيئة الإداريّة لإقراره تمهيدا لتنفيذه.

يكون لكلّ مكتب مقرّ خاصّ به ويمكن أن يُمارس نشاطاته بالتّعاون مع الهيئات الثّقافيّة المحلّيّة.

يقوم المكتب بإجراء التّبليغات للأعضاء ويعمل على إيصال منشورات الجمعيّة إليهم.

يُقدّم أمين شؤون المكاتب إلى الهيئة الإداريّة تقريرا كلّ ستّة أشهر عن سير العمل في المكاتب يُضمّنه اقتراحاته, وما يراه لتفعيل عملها.

تُعدّ اللجنة الإداريّة للمكتب مُنحلّة حكما بانتهاء ولاية الهيئة الإداريّة أو باستقالة إثنين من أعضائها, وفي هذه الحالة الأخيرة يعتمد إلى اختيار لجنة جديدة إذا كانت الفترة الباقية لانتهاء ولاية الهيئة الإداتريّة تزيد على ستّة أشهر.

يستعين الأمناء, كلّ في ما عناه, بمن يشاء من أعضاء الجمعيّة غير الدّاخلين في الهيئة الإداريّة, لمساعدته في تنفيذ مهامّه.

يُقدّم كلّ أمين إلى الهيئة الإداريّة برنامج عمله لإقراره, ويكون مسؤولا أمامها عن حسن تنفيذه, كما يُقدّم بيانا بأسماء مساعديه, ويكون مسؤولا عن أعمالهم تّجاه الهيئة الإداريّة.

يُعدّ عضو الهيئة الإداريّة مستقيلا حكما: إذا تخلّف بعد انتخابه عن حضور اجتماع الهيئة الإداريّة التي يُصار فيه اختيار الأمناء, بدون عذر شرعي.

إذا تخلّف عن حضور ثلاثة اجتماعات متوالية بدون عذر مشروع.

إذا لم يُقدّم في مهلة شهر من تاريخ انتخابه برنامج عمله لإقراره في الهيئة الإداريّة, وفي هذه الحالة تُطبّق أحكام المواد الخاصّة بهذا الموضوع.